Il D. Lgs. 83/2022 in vigore dal 15.07.2022 ha apportato modifiche al D. Lgs. 14/2019 (Codice della Crisi), in particolare eliminando le pregresse definizioni di allerta e specificando meglio gli ambiti degli adeguati assetti di cui all’art. 2086 C.C., così come modificato dall’articolo 375, comma 2 del D. Lgs. 14/2019 secondo cui: «L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale».
La norma di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate n. 3.5 “Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo” pubblicata dal CNDCEC chiarisce la definizione di “ASSETTO ORGANIZZATIVO”: (i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità, (ii) il complesso procedurale di controllo. Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione. In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:
- organizzazione gerarchica;
- redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
- esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
- sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
- esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
- presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione.
Le stesse norme di comportamento n. 3.7 “Vigilanza sull’adeguatezza del sistema amministrativo-contabile, monitoraggio del processo di informativa finanziaria e dell’attività di revisione legale dei conti” chiariscono la definizione di “SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE”: l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dalla società. Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette:
- la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
- la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
- la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio.
L’assetto organizzativo, amministrativo e contabile dev’essere adeguato anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale.
ll principio della continuità aziendale definito dall’art. 2423-bis, comma 1, n. 1 del Codice Civile è uno dei presupposti fondamentali cui l’organo amministrativo deve attenersi nella redazione del bilancio d’esercizio. Nel codice della crisi d’impresa detto principio è uno degli elementi chiave, che deve essere monitorato al fine di evidenziare sul nascere lo stato di crisi e definire così le opportune contromisure. Lo stato di crisi è definito come lo stato del debitore che rende probabile l’insolvenza e che si manifesta con l’inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni nei successivi 12 mesi.
In relazione a ciò, l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile dev’essere idoneo a formulare previsioni affidabili circa la dinamica finanziaria di breve periodo, al fine di verificare la sostenibilità dei debiti, ed altresì previsioni di medio-lungo periodo per verificare la sussistenza del requisito di continuità aziendale. Assumono quindi importanza, anche nelle realtà di piccole e medie dimensioni, i processi di pianificazione finanziaria e le procedure di controllo di gestione, nonché un adeguato sistema di deleghe.
Nel monitoraggio della continuità aziendale sono coinvolti a vario titolo i diversi soggetti aziendali:
- gli amministratori devono provare l’esistenza della continuità aziendale nell’ambito della relazione sulla gestione e della nota integrativa;
- i revisori devono acquisire elementi probativi sufficienti ed appropriati sul corretto utilizzo da parte degli amministratori del presupposto della continuità aziendale nella redazione del bilancio e concludere se vi sia un’incertezza significativa riguardo alla capacità dell’impresa di continuare ad operare almeno per 12 mesi come entità in funzionamento;
- il collegio sindacale vigila che il sistema di controllo e gli assetti organizzativi adottati dalla società risultino adeguati a rilevare tempestivamente segnali che facciano emergere dubbi significativi sulla capacità dell’impresa di continuare ad operare come un’entità in funzionamento. Inoltre, può chiedere chiarimenti all’organo amministrativo e, se del caso, sollecitare lo stesso ad adottare opportuni provvedimenti.
